Privacy- en cookieverklaring Antwerp & Partners Convention Bureau

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor Antwerp & Partners Convention Bureau

Deze Privacyverklaring biedt u gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens door Antwerp & Partners Convention Bureau, Vereniging zonder Winstoogmerk, met maatschappelijke zetel te Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen en met ondernemingsnummer 0670.800.431 (“wij”). 

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor het verwerken van sommige van uw persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten. Het doel van deze Privacyverklaring is u te informeren over welke persoonsgegevens wij verwerken over u, de redenen waarvoor wij deze gegevens verwerken, hoelang we ze bewaren en hoe u uw rechten kan uitoefenen. 

Neem in elk geval deze Privacyverklaring aandachtig door. 

Voor alle vragen en-/of opmerkingen in verband met deze Privacyverklaring kan u terecht op de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring. 

1 WELKE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN WIJ OVER U, EN WANNEER?  

§1. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om u te identificeren, een booking te volbrengen of contact met u op te nemen (bv. naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, leeftijd ….).

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u, die er (vooral) uit bestaat advies en ondersteuning te bieden bij het matchen van organisatoren van conventies en de Antwerpse partners van Antwerp & Partners Convention Bureau. Dit voornamelijk in het kader van het vinden van locaties voor conventies, hotels, experience partners, luchtvaartmaatschappijen en andere dienstverleners. Voor zover als nodig kunnen wij binnen dit kader van onze (maatschappelijke) activiteiten bepaalde van uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Bijvoorbeeld kunnen er persoonsgegevens verwerkt-/verzameld worden via onze website (bv. cookies), via het contactformulier op de website én via de booking desk op de website. 

§2. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens te verstrekken waar wij om vragen. 

Als u er evenwel voor kiest om dit niet te doen, kunnen we u in vele gevallen geen diensten aanbieden dan wel antwoord geven op eventuele vragen die u hebt.

In voorkomend geval verklaart u zich dan ook akkoord dat uw persoonsgegevens in onze databank(en)worden opgeslagen en verwerkt, en garandeert u bovendien dat de gegevens die u aan ons heeft meegedeeld aan u toebehoren, of dat u de toestemming hebt deze te gebruiken en aan ons mede te delen. 

2 HOE VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

§1. De verstrekte persoonsgegevens zullen door ons enkel verwerkt worden voor de doeleinden, vermeld in punt 1 van deze Privacyverklaring.

Ingeval wij het wenselijk zouden achten om uw persoonsgegevens tóch voor andere dan in deze Privacyverklaring vermelde doeleinden te verwerken, dan zal hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd waarbij u het recht geniet om u te verzetten tegen dit gebruik van uw persoonsgegevens voor gewijzigde doeleinden (zie punt 7 van deze Privacyverklaring). 

Deze voorafgaande toestemmingsvereiste geldt echter niet indien wij uw persoonsgegevens zouden verwerken voor (andere) doeleinden die met de in deze Privacyverklaring vermelde doeleinden verenigbaar voorkomen. 

§2. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang tot, -bekendmaking, -wijziging of -vernietiging van uw persoonsgegevens zonder toestemming te voorkomen.

De verwerking van de persoonsgegevens waarover wij beschikken gebeurt, in eerste instantie, met gebruik van computers en-/of IT-tools, waarbij organisatieprocedures en werkwijzen worden gevolgd die nauw aansluiten op de aangegeven doelen. 

§3. Onverminderd punt 4 van deze Privacyverklaring, hebben in beginsel enkel onze bestuurders én personeelsleden, die middels een arbeidsrelatie met ons zijn verbonden, toegang tot uw Persoonsgegevens. Dit met dien verstande dat deze toegang beperkt is tot de mate waarin de betrokken personen deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie en-/of opdracht. 

Daarnaast kunnen de persoonsgegevens in bepaalde gevallen toegankelijk zijn voor bepaalde met de verwerking belaste personen of personen door ons als verwerker aangesteld (zoals externe technische serviceproviders, mailprogramma's, hostingproviders, IT-bedrijven, communicatiebureaus). Een lijst van deze partijen kan te allen tijde worden aangevraagd.

Wij kunnen derden tevens toegang verlenen tot uw persoonsgegevens waarover wij beschikken, overeenkomstig punt 4 van deze Privacyverklaring en, inzonderheid, indien dit wettelijk verplicht wordt,  op verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of de bevoegde politiediensten, en-/of indien u daar toestemming voor verleende.

§4 Teneinde de beschikbaarheid van welbepaalde persoonsgegevens te waarborgen, kunnen er back-ups van die persoonsgegevens worden bijgehouden door ons. In voorkomend geval kunnen wij voor die back-ups beroep doen op derden, waarmee wij dan een verwerkersovereenkomst sluiten. 

3 WAAROM EN OP WELKE BASIS VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 

Iedere verwerking van uw persoonsgegevens zal steeds berusten op (minstens-) één van de rechtmatige grondslagen, zoals voorzien door artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Onze voornaamste grondslagen voor de verwerking van uw Persoonsgegevens: 

• toestemming: u verleent ons actief, specifiek, ondubbelzinnig én met kennis van zaken uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
   
• gerechtvaardigd belang: de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, behalve indien uw belangen zwaarder wegen;
   
• overeenkomst: de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u aangaat/-ging met de ons of -om op uw verzoek- de nodige stappen te ondernemen om een overeenkomst aan te gaan;  

De eventuele verwerking van Bijzonder Persoonsgegevens zal daarnaast ook berusten op één van de daarvoor voorziene wettelijke uitzonderingen (bv. toestemming-). 

Wij zijn bereid om de specifieke rechtsgrond- en voormelde wettelijke uitzondering(-en) die van toepassing is-/zijn op de betreffende verwerking te verduidelijken.

4 DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS EN, IN BEVESTIGEND GEVAL, MET WIE? 

Er worden in principe geen persoonsgegevens doorgegeven aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor het vervullen van onze taken, zoals voorzien in punt 1, of aan ons wordt opgelegd door of krachtens een wettelijke bepaling.

5 DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS OOK BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE (“EER”)? 

§1. In geval van internationale doorgifte van gegevens vanuit de EER naar een land buiten de EER dat de Europese Commissie heeft erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming, worden uw persoonsgegevens doorgegeven op deze basis.

Voor doorgiftes naar landen buiten de EER die niet erkend zijn door de Europese Commissie als landen met een passend niveau van gegevensbescherming, zullen wij ons ofwel beroepen op een afwijking die van toepassing is op een specifieke situatie (bv. wanneer de doorgifte noodzakelijk zou blijken om onze overeenkomst met u uit te voeren) ofwel één van volgende waarborgen implementeren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd:

- Standaardbepalingen inzake gegevensbescherming, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie;
- Bindende bedrijfsvoorschriften;

§2. Om een kopie te ontvangen van deze waarborgen of voor meer details over waar u deze kan terugvinden, kan u een brief of e-mail richten naar de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring.

6 HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

§1. Persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarom geldt in beginsel het volgende:

• Persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van uw toestemming, worden bewaard zolang deze toestemming niet wordt ingetrokken, en maximaal zolang dat noodzakelijk is om het doel waarvoor u uw toestemming hebt gegeven te verwezenlijken; 
• Persoonsgegevens die zijn verzameld voor doeleinden die verband houden met de uitvoering van een overeenkomst die wij met u hebben gesloten worden (minstens) bewaard totdat deze overeenkomst volledig is uitgevoerd;
• Persoonsgegevens die ten behoeve van de onze gerechtvaardigde belangen zijn verzameld, worden bewaard zolang dat nodig is om deze doelen te verwezenlijken.

Wanneer zulks operationeel vereist zou blijken, kunnen persoonsgegevens echter langer worden bijgehouden, zoals voor juridische claims of vragen van toezichthoudende autoriteiten te kunnen beantwoorden. 

§2. Persoonsgegevens kunnen daarnaast voor een langere periode bewaard worden wanneer voor een dergelijke verwerking toestemming werd verleend, en zolang deze toestemming niet wordt ingetrokken door de betrokkene. 

Bovendien kunnen wij gehouden zijn uw persoonsgegevens langer te bewaren wanneer dit vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of in opdracht van een overheidsinstelling.

§3. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens in beginsel gewist. 

Daarom kan het recht op toegang, het recht op wissen, het recht op rectificatie en het recht op gegevensoverdraagbaarheid niet worden opgelegd na het verstrijken van de bewaartermijn.

7 WELKE ZIJN UW RECHTEN EN HOE KAN U DEZE UITVOEREN? 

§1. In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving kan eenieder wiens persoonsgegevens wij verwerken, een recht laten gelden op: 

• Inzage: u heeft het recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van u betreffende persoonsgegevens en, in bevestigend geval, inzage en-/of kopie te verkrijgen van (o.m.) deze persoonsgegevens;
   
• Rectificatie: ingeval u meent dat uw persoonsgegevens waarover wij beschikken onjuist of onvolledig zouden zijn, kan u verzoeken om een correctie of een vervollediging van deze persoonsgegevens;
   
• Wissing: u kan verzoeken om de wissing van uw persoonsgegevens;;
   
• Beperking: onder bepaalde omstandigheden kan u verzoeken om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. In dat geval zullen wij uw persoonsgegevens niet verder verwerken voor andere doeleinden dan het opslaan ervan;
   
• Bezwaar: u beschikt over de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer deze verwerking berust op een andere rechtsgrond dan toestemming. 
  
  Zo kan u, wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt in het algemeen belang, in het kader van de uitoefening van een openbaar      gezag of met onze gerechtvaardigde belangen als doel, bezwaar maken tegen deze verwerking door ter rechtvaardiging van het bezwaar een reden op te geven die verband houdt met zijn of haar specifieke situatie.
  
  Wanneer uw persoonsgegevens echter zouden verwerkt worden met het oog op direct-marketing-doeleinden, staat het u te allen tijde en zonder opgave van redenen, vrij om bezwaar te maken tegen die betreffende verwerking. 
   
• Intrekken van uw toestemming: ingeval een verwerking van uw persoonsgegevens zou berusten op uw toestemming, dan hebt u steeds het recht om deze toestemming in te trekken, met dien verstande dat zulks geen afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking(en) op basis van uw toestemming voor de intrekking ervan;
   
• Gegevensoverdraagbaarheid: voor zover wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of, voor zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij.
  
  De uitoefening van deze rechten is in beginsel kosteloos en zullen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen de wettelijk voorziene termijnen worden behandeld.

§2. Indien u één van voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kan u een brief of e-mail richten naar de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring. 

Gelieve steeds een scan/kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen, zodat wij u kunnen identificeren.

§3. In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving hebt u, naast de hierboven vermelde rechten, tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
 

8 GEBRUIKEN WIJ OOK COOKIES EN-/OF ANDERE TECHNOLOGIEËN?

§1. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan onze website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen. Deze informatie kan bij een later bezoek weer worden herkend door de website.

Via de cookies kunnen er desgevallend-/mogelijks persoonsgegevens (inclusief pseudo-anonieme data-) van u verwerkt worden, die zouden toelaten om u te identificeren. 

Indien er sprake is van persoonsgegevens zijn ook de principes uit deze Privacyverklaring van toepassing op de betreffende verwerking van persoonsgegevens via de cookies. 

In het bijzonder, genereren wij via de cookies (web-)statistieken, teneinde onze diensten-/website te verbeteren. Wij gebruiken de data die via de cookies worden verzameld, indien nodig ook in het kader van wettelijke (rapportering-)verplichtingen.

§2. We onderscheiden volgende categorieën van cookies:

• Noodzakelijke cookies: deze cookies zijn noodzakelijk om onze website-/mobiele applicatie naar behoren te laten bezoeken-/werken (bv. betreffende pagina’s te laten laden-).
   
• Functionele cookies: deze cookies verzamelen informatie over uw keuzes en voorkeuren (bv. voorkeurstaal-) en laten toe om de gebruikerservaring te verbeteren.
   
• Analytische cookies: deze cookies verzamelen informatie over het gedrag van de bezoeker op de website-/mobiele applicatie om zo (web-)statistieken op te maken, teneinde onze diensten-/websites te verbeteren. 

Wij gebruiken first-party cookies (= cookies die wij plaatsen, beheren én waarvan wij de vastgestelde gegevens ontvangen-) en third-party cookies (=cookies die een derde partij plaatst en-/of beheert-): 

§3. Om cookies in te schakelen moeten de volgende handelingen uitgevoerd worden:

Google Chrome

• Klik op de drie puntjes naast de browserbalk bovenaan in uw browservenster en kies 'Opties'.
• Zoek het gedeelte ‘Privacy and security’ en klik op ‘content settings’.
• Klik op de optie ‘cookies’.
• Selecteer nu 'Allow sites to save and read cookie data’.

Microsoft Internet Explorer

• Klik op 'Internetopties' in het menu 'Extra'.
• Op het tabblad 'Privacy', verplaats de instellingen- schuifknop naar 'laag' of ‘accepteer alle cookies' (instelling boven 'medium' schakelt cookies uit).
• Klik op 'OK'.

Mozilla Firefox

• Klik op 'Firefox' in de linkerbovenhoek van uw browser en klik vervolgens op 'Opties'.
• Op het tabblad 'Privacy', zorg ervoor dat de ‘Websites laten weten dat ik niet gevolgd wil worden’ niet is aangevinkt.
• Klik op 'OK'.

Safari

• Kies ‘Voorkeuren’ in het taakmenu. (Het taakmenu bevindt zich rechtsboven in het Safari-venster en ziet eruit als een tandwiel of klik op ‘Safari’ in het uitgebreide taakmenu.)
• Klik op het Privacy tabblad. Zoek de sectie genaamd ‘Cookies en andere websitegegevens’
• Duid aan dat u cookies aanvaardt

§4. Indien u dit liever niet wenst bent u als bezoeker vrij om cookies uit te schakelen via uw browserinstellingen, met dien verstande dat wij dan geen probleemloos bezoek van onze website kunnen verzekeren. Het uitschakelen kan op volgende manieren: 

Google Chrome

• Selecteer ‘Meer Instellingen’ in de browserwerkbalk.
• Selecteer onderaan de pagina de optie ‘Geavanceerd’.
• Selecteer bij 'Privacy en beveiliging' de optie ‘Instellingen voor content’.
• Selecteer ‘Cookies’.
• Schakel ‘Sites toestaan cookiegegevens op te slaan en te lezen’ uit.

Microsoft Internet Explorer

• Selecteer in Internet Explorer de knop Extra en selecteer Internetopties.
• Selecteer het tabblad Privacy en verplaats onder Instellingen de schuifregelaar naar boven om alle cookies te blokkeren. Klik op OK.

Mozilla Firefox

• Klik op de menuknop en kies ‘Voorkeuren’.
• Selecteer het paneel ‘Privacy & Beveiliging’ en ga naar de sectie ‘Geschiedenis’.
• Stel naast ‘Firefox zal’ in op ‘Aangepaste instellingen gebruiken voor geschiedenis’.
• Stel ‘Cookies van derden accepteren’ in op ‘Nooit’.
• Sluit de pagina ‘about: preferences’. Wijzigingen die u hebt aangebracht, worden automatisch opgeslagen.

Safari

• Kies ‘Voorkeuren’ in het taakmenu. (Het taakmenu bevindt zich rechtsboven in het Safari-venster en ziet eruit als een tandwiel of klik op ‘Safari’ in het uitgebreide taakmenu.)
• Klik op het Privacy tabblad. Zoek de sectie genaamd ‘Cookies en andere websitegegevens’
• Duid aan dat u cookies niet aanvaardt.
   

9 HOE KAN U WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING OPVOLGEN?

In een wereld van voortdurende technologische veranderingen, zullen wij deze verklaring regelmatig moeten bijwerken.  

Wij nodigen u uit de laatste versie van deze Privacyverklaring online te raadplegen en wij zullen u – voor zover technisch en juridisch mogelijk – van belangrijke veranderingen op de hoogte houden via onze website of via onze andere gebruikelijke communicatiekanalen.

De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.
 

10 HEEFT U NOG VRAGEN OF WENST U ONS TE CONTACTEREN? 

Indien u vragen zou hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze Privacyverklaring, kan u ons als volgt contacteren: 

Antwerp & Partners Convention Bureau
Francis Wellesplein 1
2018 Antwerpen
info@antwerpconventionbureau.be

Laatst gewijzigd op 19.10.2024